Tekijällä on yhteys Jamkiin (palvelussuhde), ja tämä affiliaatio käy ilmi julkaisusta.
Julkaisu perustuu tekijän työtehtäviin liittyvään tutkimus- tai asiantuntijatyöhön Jamkissa.
Julkaisun tulee olla julkisesti saatavilla joko vapaasti verkossa tai maksua vastaan.
Julkaisukanavalla tulee olla tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista.
Julkaisu sisältää uutta tieteellistä, ammatillista tai taiteellista sisältöä eikä sitä ole aikaisemmin julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa.
Pelkästään sähköisessä muodossa julkaistuista dokumenteista (esim. sähköiset julkaisualustat, verkkosivut, blogit) tiedonkeruussa huomioidaan vain ne julkaisut, jotka täyttävät julkaisuille asetetut muut yleisehdot ja joilla on (julkaisutyypin vaatimuksista riippuen) joko toimituskunta, ISSN tai ISBN.
Suurin osa nykyisten sähköisten alustojen julkaisuista, jotka täyttävät tiedonkeruun vaatimukset, kirjataan yleistajuisiksi artikkeleiksi (julkaisutyyppi E1).
Kukin julkaisu merkitään vain kerran, vaikka sillä olisikin useampi ilmestymismuoto (esim. sähköinen ja painettu).
Sähköisissä julkaisuissa on tärkeää huomioida, että julkaisemisesta on päättänyt joku muu kuin tekijä tai tekijät itse, esim. julkaisukanavan/alustan toimituskunta.
Omalla tai oman tutkimusryhmän verkkosivulla julkaistavaa kirjoitusta ei huomioida, ellei julkaisukanavalla ole tekijästä riippumatonta toimituskuntaa tai julkaisijaa, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista.
Riippumattomaksi toimituskunnaksi katsotaan, jos toimituskunnassa on yksi hankkeen tai tutkimusryhmän ulkopuolinen henkilö. Ulkopuolisuus ei vaadi organisaation ulkopuolisuutta.