|
Tutkimuksen tai projektin aikana |
Tutkimuksen tai projektin päättyessä |
| H- tai M-asema | Tietoarkisto |
| OneDrive, Teams | IDA-tallennuspalvelu* |
| eDuuni (maksullinen) | Zenodo tai muut kansainväliset palvelut* |
| CSC:n arkaluonteisen datan palvelut | Asianhallinta Tweb, jos muut vaihtoehto eivät ole mahdollisia* |
| IDA-tallennuspalvelu | + *aineiston kuvailutietojen tallennus Qvain-palvelussa |
| Filesender ja turvaposti (aineistojen välittäminen) | Aineiston hävittäminen suunnitellusti |
Metatietojen julkaisemisella tarkoitetaan aineiston perustietojen kuvailua: nimi, aineistotyyppi, tallennusmuoto ja -paikka, tekijät ja käyttöluvat. Tässä kohdin ei viitata aineistoon sisältyvään metatietoon (mm. luokitteluavaimet tms.).
Jamkissa aineistojen kuvailun ja avoimuuden ensimmäinen vaihe on kuvata tutkimusdatan perustiedot vähintään Reportroniciin projektin Aineistot-välilehdelle, jos kyseessä on johonkin hankkeeseen liittyvä aineisto. Tämä koskee myös sensitiivisiä aineistoja. Näin tieto aineiston olemassaolosta on löydettävissä ainakin Jamkin sisällä. Huomaathan että Reportroniciin ei ladata aineistoja vaan ainoastaan aineiston kuvailutiedot.
Metatiedot on suositeltavaa tallentaa maksutta myös Qvain-palveluun, jotka kuuluvat Fairdata-kokonaisuuteen (CSC). Kuvailutiedot näkyvät tutkimusaineistojen hakupalvelu Etsimessä, tutkimustietovaranto Tiedejatutkimus.fi-palvelussa ja ne voidaan halutessaan yhdistää arkistoitavaan dataan. Julkisesti kuvailtu ja mahdollisesti avattu aineisto on meriitti tekijälleen eli sitä voi käyttää referenssinä ja aineisto saa myös pysyvän tunnisteen, jonka avulla aineistoon voi viita mm. julkaisuissa.
Jamkissa valtaosa aineistoista on digitaalisessa muodossa, jolloin säilytyksessä hyödynnetään ensisijaisesti tietoarkistoja (Ida, Tietoarkisto) tai asianhallintaa. Huomaa, että H- tai M-asema ei ole arkistointipaikka. Lisätietoja fyysisestä säilytyksestä. Jos sinulla on muita aineistoja joiden arkistointia mietit, ota yhteyttä (att@jamk.fi).
Aineisto hävitetään suunnitelmallisesti ja tietoturvallisesti. Jamkin koneilta tiedostot häviävät normaalisti poistamalla (roskakori tyhjentämällä). Jamk ei suosittele eikä ota vastuuta muista kuin Jamkin järjestelmissä säilytetyistä tiedoista. Mikäli hävitettävää aineistoa on muilla kuin Jamkin koneilla, ne täytyy poistaa erityistä poisto-ohjelmaa käyttäen, sillä tavallinen poistamisen jälkeen tiedostot pystyy vielä mahdollisesti palauttamaan. Yksi poisto-ohjelma on esimerkiksi Eraser. Huom! Käyttäjä vastaa itse ohjelman käytöstä, eikä sitä voi asentaa Jamkin koneille. Tietyt aineistot mm. muistitikuilla hävitetään murskaamalla tai paperit silppurilla.
YAMK-opiskelijoiden täytyy säilyttää opinnäytetyössä käytettyä tutkimusaineistoa kaksi vuotta valmistumisen jälkeen. Valmistumisen jälkeen käyttäjätunnusten lakattua toimimasta Jamkin tallennusratkaisut eivät kuitenkaan ole enää käytössä. Muuta kuin henkilötietoja tai arkaluontoisia tietoja voi säilyttää normaalisti omalla koneella ja avoimissa pilvipalveluissa henkilökohtaisen tunnuksen takana, mutta jos aineistosi sisältää henkilötietoja tai muuta sensitiivistä aineistoa, toimi näin:
Kryptaaminen on välttämätöntä siksi, että pilvipalveluita käytettäessä käyttäjä ei voi vaikuttaa siihen, mihin tallennuspaikkaan palvelu tallentaa tiedot. Esimerkiksi Google Drivea tai Microsoftin OneDrivea käytettäessä tietoja siirtyy hyvin mahdollisesti Yhdysvaltoihin eli ETA-alueen ulkopuolelle, mikä tietosuojalainsäädännön mukaan vaatisi siirtoperusteen (ks. Tietosuojavaltuutetun toimisto) ja tutkittavien suostumuksen. Kryptaaminen on kuitenkin riittävä suojatoimenpide, jotta sensitiivisiä aineistoja voi tallentaa pilvipalveluihin, sillä kryptattuina tiedot ovat piilossa, vaikka sijaitsisivatkin ETA-alueen ulkopuolella.
Toimitusjohtajan päätöksen mukaisesti tutkimusaineistojen arkistointiin käytetään ensisijaisesti kansallisia (tai tarvittaessa kansainvälisiä) palveluita, joita on tarjolla useita.
HUOM. Datan tallentaminen esim. IDAan ei tarkoita vielä datan avointa julkaisemista, vaan julkaisu tehdään erikseen. Julkaisu voidaan tehdä sekä täysin avoimena että rajoitetusti.
Tutkittavien informointi ja henkilötietojen käsittely aineistojen arkistoinnissa: Kun aineisto halutaan siirtää kansalliseen tietovarantoon arkistoitavaksi, toimii ko. arkisto henkilötietojen käsittelijänä. Tästä tulee aina informoida tutkittavia tietosuojaselosteessa tai tietosuojailmoituksessa. Maininta lisätään tietosuojaselosteeseen/ - ilmoitukseen kohtaan, jossa kerrotaan tietojen vastaanottajat. Kun tutkimukseen kerätään laadullisia aineistoja, kerrotaan tutkittaville tarkoitetussa informoinnissa henkilötietojen poistamisesta ja pyydetään tutkittavilta erikseen lupa arkistointiin esimerkiksi osallistumissuostumuksen yhteydessä.
Lisätietoa: Tietoarkisto Aineistonhallinnan käsikirja. Tutkittavan informointi
Tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA on suositeltava perusratkaisu aineiston tallentamiseen. Se on maksuton työkalu sekä datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen määritellyn käyttäjäryhmän kesken että datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa tutkimuksen päätyttyä. IDAan voi tallentaa myös muita tiedostoja, kuten luokittelutietoja tai eri versioita aineistosta. Palvelu sopioi henkilötiedoille, mutta ei arkaluonteiselle datalle. Voit itse päättää, onko aineisto vain tutkimusryhmän käytettävissä tai avata aineiston saataville avoimesti tai rajoitetusti. HUOM. IDAn käyttöehdot edellyttävät, että tallennettava aineisto joka tapauksessa kuvataan Qvain-palvelulla ja siten aineiston tiedot nousevat hakupalveluihin (Tiedejatutkimus.fi, Etsin) .IDAan voit myöntää pääsyn myös esim. korkeakoulujen ulkopuolisille henkilöille ja kansainvälisille yhteistyökumppaneille. IDA on osa maksutonta Fairdata-palvelukokonaisuutta (Opetus- ja kulttuuriministeriön tarjoama ja CSC:n tuottama).
Tietoarkisto arkistoi ja välittää sähköisiä tutkimusaineistoja tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun FAIR-periaatteiden mukaisesti. Aloita ehdottamalla aineistoasi arkistoitavaksi Tietoarkistoon. Tietoarkisto arkistoi sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusaineistoja ja tekee aineistosta jatkokäyttöön sopivan version, huolehtii aineiston kuvailemisesta, sopivaan tiedostomuotoon tallentamisesta ja auttaa aineiston anonymisoinnissa. Aineistoa säilytetään tietoturvallisesti jatkokäyttökuntoisena vuosikymmeniä. Tietoarkistolla on tutkimusaineistojen luotettavan säilytyksen ja jatkokäytön kansainvälinen CoreTrustSeal (CTS) -sertifikaatti. Tietoarkisto on IDAn ohella hyvä vaihtoehto, jos haluat avoimesti jakaa dataa. Tutustu arkistoijan ohjeisiin.
Zenodo on maksuton, kansainvälinen, yleiskäyttöinen avoimen datan tallennus- ja jakopalvelu tutkijoille, EU-projekteille ja instituutioille tutkimustulosten jakamiseen. Palvelua ylläpitää CERN ja rahoittaa EU. Myös Zenodoon voi tallentaa eri tyyppisiä materiaaleja, mm. julkaisut, posterit, esitykset, tutkimusdata, kuvat, videot, äänitiedostot, ohjelmistot ja luennot. Aineistot saavat pysyvän tunnisteen (DOI). Palveluun kannattaa kirjautua ORCID-tunnisteella.
Tutustu sivun alareunassa eri data-arkistovaihtoehtoihin, myös kansainvälisiin ratkaisuihin! Erityisesti tieteellisissä aineistoissa kannattaa tutustua alakohtaisiin, kansainvälisiin arkistoihin. Zenodo on hyvä yleiskäyttöinen arkisto myös kansainväliseen yhteyteen.
Tallenna asianhallintaan, jos muita vaihtoehtoja ei voi käyttää. Jos edellä kuvattuja kansallisia palveluita ei ole mahdollista käyttää, tallennetaan aineisto Jamkin asianhallintajärjestelmään (Tweb) projektin asialle. Vaikka et julkaise dataa tai käytä kansallisia tallennuspalveluita, julkaise silti kuvailutiedot (Qvain, Reportronic). Twebissä voit itse määrittää aineiston näkyvyyden, ohjeet projektin asianhallintaan Elmo-intrassa (vaatii kirjautumisen). Muista liittää mukaan aineiston kuvailutiedot. Tweb mahdollistaa aineiston pitkäaikaisen ja turvallisen säilyttämisen Jamkissa. Jos haluat tallentaa aineiston asianhallintaan, ota ensin yhteyttä asianhallinnasta vastaavaan (ELMO) tai jätä Helpdesk-ilmoitus.
Laita viestiä att(a)jamk.fi, ja voimme yhdessä pohtia sopivaa tallennustapaa, aineistojen jakamista, arkistointia, aineistojen kuvailua ja saat apua myös edellä kuvattujen työkalujen käyttöönotossa.
IDA on avoimen tieteen kansallinen maksuton tutkimusdatan säilytyspalvelu. Se soveltuu datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen käyttäjäryhmän kesken sekä datan säilyttämiseen muuttumattomana (jäädyttäminen).
Aineiston tekijä/omistaja itse päättää aineiston tallentamisesta sekä siitä, kenelle myöntää pääsyn aineistoonsa (projektiryhmä) IDAssa ja haluaako avata aineiston avoimesti tai rajoitetusti jatkokäyttöön. IDAn käyttö edellyttää joka tapauksessa vähintään aineiston kuvailua Qvain-palvelulla, jolloin aineisto nousee tutkimusaineistojen hakupalvelu Etsimeen sekä Tiedejatutkimus.fi-tutkimustietovarantoon ja saa pysyvän tunnisteen viittaamista varten. Kuvailun yhteydessä päätetään, onko aineisto suljettu, rajoitetusti saatavilla vain avoin.
Palvelua ei suositella käytettäväksi aineistoille, joita vielä prosessoidaan aktiivisesti. Aineiston voi ladata sen sijaan IDAsta omalle koneelle muokattavaksi. Palvelu ei ole tarkoitettu myöskään arkaluontoisia henkilötietoja sisältäville aineistoille. Kullekin ammattikorkeakouluille on varattu kiintiö IDA-tallennuksia varten.
Tietoarkiston Ailassa on kaikki Tietoarkistoon tallennetut tutkimusaineistot ja kattavat suomen- ja englanninkieliset kuvailutiedot.
Tietoarkisto on osa kansallista avoimen tieteen ja tutkimuksen palvelukokonaisuutta. Se vastaanottaa maksutta tutkimusaineistoja, tekee aineistosta jatkokäyttöön sopivan version ja huolehtii aineiston kuvailemisesta, sopivaan tiedostomuotoon tallentamisesta ja auttaa myös aineiston anonymisoinnissa. Aineistot voivat olla sekä kvantitatiivisia tai kvalitatiivisia, esim. kyselyaineistoja, litteraatioita tai kuvia.
Aloita tutustumalla Tietoarkiston arkistointiohjeisiin ja ehdottamalla aineistoasi arkistoitavaksi.
Zenodo on yleiskäyttöinen avoimen datan tallennus- ja jakopalvelu tutkijoille, EU-projekteille ja instituutioille tutkimustulosten jakamiseen. Palvelua ylläpitää CERN ja rahoittaa EU. Tieteen avoimuutta tukevan Zenodon ominaisuudet soveltuvat hyvin tutkimusdatan julkaisemiseen.
Kirjautuminen Zenodon tapahtuu esim. ORCID-tunnisteella ja palvelu antaa tutkimusaineistoille pysyvän tunnisteen (DOI). Myös Zenodoon voi tallentaa eri tyyppisiä materiaaleja, mm. julkaisut, posterit, esitykset, tutkimusdata, kuvat, videot, äänitiedostot, ohjelmistot ja luennot.
EUDAT on European Data Infrastructuren ylläpitämä tallennus- ja jakopalvelu. Yleiseurooppalainen tutkimusdatainfrastruktuuri ja palvelukokonaisuus, joka tarjoaa tutkijoille palveluita datan tallentamiseen, jakamiseen, varastointiin, käsittelyyn ja löytämiseen.
Palveluun kuuluu viisi integroitua palvelua, jotka sopivat erityisen hyvin kansainvälisissä yhteistyöohjelmissa työskenteleville tutkimuksen tekijöille. Palvelu helpottaa aineiston kansainvälistä löydettävyyttä ja tutkimuksen tekijöiden pääsyä kansainvälisiin palveluihin ja resursseihin.
Kielipankki on kieliaineistoja käyttävien tutkijoiden palvelukokonaisuus. Palveluista vastaa kansallinen FIN-CLARIN-konsortio, jonka muodostavat suomalaiset yliopistot ja tutkimusorganisaatiot.
re3data.org - Registry of Research Data Depositories
- data-arkistojen hakupalvelu
- haku aiheen, aineistotyypin tai maan mukaan
