Avoin tiede ja tutkimus & aineistonhallinta

Miksi aineistonhallintaa?

• Aineistonhallintasuunnitelma kartoittaa mahdollisia riskejä ja osoittaa, että tunnistat ja hallitset ne (mm. tietosuoja, oikeudet, tietoturva).
• Hyvä tutkimussuunnitelma sisältää jo aineistonhallinnan keskeiset elementit ja tutkimusmenetelmien kuvauksen, vältä päällekkäisyyttä. Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa aineiston teknistä ja hallinnollista käsittelyä.
• DMPTuuli-työkalu ohjaa sinua huomiomaan aineistohallintasuunnitelman osa-alueet vaihe vaiheelta, joten käytä sitä.
• Suunnitelman tehtävä on vastata juuri sinun tutkimuksesi aineiston keskeisiin haasteisiin, vastaa konkreettisesti, älä kopioi tekstejä ohjeista tai muiden suunnitelmista. Tekijän tulee ymmärtää, mitä suunnitelmassa luvataan!
• Sovita suunnitelman tarkkuus ja laajuus omaan projektiisi ja aineistoosi sopivaksi – vastaa kysymyksiin soveltuvin osin, usein 1-2 sivua riittää. Erityisesti kehittämishankkeiden (mm. rakennerahastot) aineistonhallintasuunnitelmat voivat olla aika lyhyitä, koska niissä ei kerätä laajoja aineistoja.
• Lisätietoa saat Fairdata-palveluiden Datanhallinnan muistilistasta sekä Yhteiskunnallisen tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjasta.

Pyydä tarvittaessa tukea aineistonhallintasuunnitelmastasi laatimiseen, jotta sen sisältö vastaa organisaation käytänteitä ja toimintatapoja ja saat tutkimuksellesi/hankkeellesi käyttökelpoisen suunnitelman. Jamkissa voit pyytää kommentteja suunnitelmaasi tai voimme katsoa yhdessä suunnitelman laatimista. → Laita viesti osoitteeseen att(a)jamk.fi.

Aineistonhallintasuunnitelma tehdään DMP Tuuli-työkalulla

TKI-toiminnan aineistonhallintasuunnitelmat tehdään Jamkissa suomalaisten korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten käyttämällä DMPTuuli- aineistonhallintasuunnitelmatyökalulla. Käytä rahoittajan omaa pohjaa, jos sellainen on tarjolla. Jos ei ole, käytä Jamkin TKI-toiminnan suunnitelmapohjaa. Jokaisessa pohjassa on myös vaiheittaiset ohjeet, mitä eri kohdassa tulisi kuvata.

Tuulissa voit jakaa suunnitelmasi kommentoitavaksi tai kirjoittaa sitä yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. Pohjan voi myös ladata ja tulostaa rahoitushakemuksen tai tutkimusluvan liitteeksi.

Näin pääset alkuun aineistonhallintasuunnitelmasi kanssa ja saat käyttöön Jamkin mallipohjan:

• Kirjaudu DMPTuuliin Jamkin käyttäjätunnuksilla Haka-kirjautumisen kautta: https://www.dmptuuli.fi/
  • Ensimmäisellä kerralla luo tili Rekisteröidy/Create Account-näkymästä ja valitse organisaatioksi listalta JAMK University of Applied Sciences. Tämän jälkeen voit kirjautua käyttämällä Haka-tunnuksia tai luomiasi tunnuksia.
  • Kirjauduttuasi voit valita käyttökieleksi suomen tai englannin.
  • Klikkaa Tee suunnitelma/Create Plan, nimeä suunnitelma, kirjoita organisaatioksi JAMK. Valitse listalta rahoittaja, jolloin ohjelma tarjoaa rahoittajan pohjaa. Jos rahoittajan pohjaa ei ole, laita rasti ja valitse sopiva Jamkin TKI-toiminnan mallipohja. HUOM. Mallipohja tulee aina valita tässä vaiheessa.
  • Kun käytät Jamkin mallipohjaa, ei ohjetta (guidance) valita erikseen.
• Kansallisessa yhteistyössä laaditut General Finnish DMP -ohjeet on luettavissa suomeksi ja englanniksi myös erikseen (valitse listalta näytettävä ohje): Kansallinen aineistonhallintasuunnittelun ohje (Tuuli-projekti 2021). Jamkin mallipohjat pohjautuvat tähän ohjeistukseen tarkennettuna Jamkin omilla käytänteillä ja vinkeillä.

Arkaluonteisten aineistojen aineistonhallinta

Sensitiivisen eli arkaluonteisen ja luottamuksellisia tietoja sisältävän datan käsittely tulee huomioida aineistonhallintasuunnitelmassa. Voit käyttää apuna täydentävää ohjetta sensitiivisen datan hallinnan suunnitteluun, joka täydentää kansallista DMP Tuuli-aineistonhallintasuunnitelmapohjaa (ATT aineistonhallinnan ohje sensitiivisille aineistoille -työryhmä 2019). → Tutustu aineistonhallinnan ohjeeseen sensitiiviselle aineistolle täällä.

Myös Jamkin TKI-toiminnan aineistonhallintasuunnitelmapohjassa on annettu erikseen ohjeita arkaluonteiselle aineistolle.

• Lue lisää: Sensitiivisten aineistojen avaaminen vaatii erityistä tarkkuutta, mutta se ei ole mahdotonta (Jauhiainen 2021, Avoimen tieteen koordinaatio)
• CSC:n sensitiivisen datan palvelut: erilliset tallennusratkaisut arkaluonteisen datan tallentamiseen ja välittämiseen.

Tutkimuslupa ja eettinen ennakkoarviointi

Varmista ajoissa, edellyttääkö tutkimusaineiston hankinta tutkimuslupaa Jamkista tai muusta kohteena olevasta organisaatiosta. Joskus tutkimusasetelma voi olla sellainen, että tutkimukselle pitää hakea eettinen ennakkoarviointilausunto. Lausunto pitää hakea ennen tutkimusluvan hakemista.

Tutkimuslupa antaa luvan lähestyä organisaatiota ja sen jäseniä tutkimukseen liittyen tai saada rekisteri- tai arkistoaineistoja tutkimuskäyttöön. Tutkimusluvan liitteenä tulee aina olla myös aineistonhallintasuunnitelma. Käytänteet ovat organisaatiokohtaisia eikä Jamk voi käsitellä tai ohjeistaa toisten organisaatioiden puolesta. Tutkittavien informointi ei korvaa tutkimuslupaa, eikä tutkimusluva toisaalta poista informoinnin tarvetta.

Jamkilta tutkimuslupa edellytetään seuraavissa tapauksissa:

• Kun pyydetään tietoja Jamkin henkilö- tai muista rekistereistä
• Arkisto- ja tilastoaineiston käyttö tutkimustarkoituksiin (jos ei ole julkista dataa)
• Opiskelijan tuottaman aineiston käyttö tutkimustarkoituksiin (lupaa ei tarvita Jamkin sisäiseen kehittämistyöhön)
• Havainnointi, haastattelut ja kyselyt
• Muu erikseen tutkimuslupahakemuksessa ilmoitettu tutkimustapa tai -menetelmä - lähtökohtaisesti lupa tarvitaan, sillä se on lupa tutkia organisaatiota.
• HUOM. Lupaa ei tarvita sisäiseen kehittämiseen tai ulkoisen rahoituksen saaneeseen hankkeeseen, johon sisältyvään tutkimukseen on sitouduttu jo hankkeeseen sitoutumisen myötä. Poikkeuksena tästä hanke tarvitsee tutkimusluvan, jos se haluaa käyttöönsä rekisteritietoja. Kysy luvan tarvetta etukäteen (yhteydenottolomake tutkimusluvan verkkosivuilla).

Tutustu tutkimusluvan ehtoihin, lomakkeisiin ja hakemiseen Jamkissa. Varaudu aina siihen, että hakemuksen käsittelyyn ja mahdollisten tietojen toimittamiseen menee noin kaksi-kolme viikkoa.

Eettisen ennakkoarvioinnin tavoitteena on turvata ihmistieteellisen tutkimuksen eettisten periaatteiden toteutuminen Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) ohjeistuksen mukaisesti. Lisäksi tavoitteena on varmistaa tutkimussuunnitelmien eettisyys ja tunnistaa niihin sisältyvät riskit ennakkoarviointilausuntoprosessissa. Jamkissa lausuntopyyntö osoitetaan Jyväskylän ammattikorkeakoulun eettiselle toimikunnalle oheisten ohjeiden mukaisesti.

Lue tarkemmat ohjeet eettistä ennakkoarviointia vaativista tutkimusasetelmista sekä lausuntopyynnön hakemisesta Jamkin intrassa (vaatii kirjautumisen).