Pohdi ensin näitä:
• Tutustu ensin rahoittajan ohjeisiin, tarjoaako rahoittaja oman DMP-pohjan? Ne löytyvät DMPTuulista. Jos ei, käytä JAMKin pohjaa, joka perustuu kansalliseen suositukseen.
• Aineistonhallintasuunnitelma kartoittaa mahdollisia riskejä ja osoittaa, että tunnistat ja hallitset ne (mm. tietosuoja, oikeudet, tutkimustulosten luotettavuus).
• Hyvä tutkimussuunnitelma sisältää jo aineistonhallinnan keskeiset elementit ja tutkimusmenetelmien kuvauksen, vältä päällekkäisyyttä. Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa aineiston teknistä ja hallinnollista käsittelyä.
• Suunnitelman tehtävä on vastata juuri sinun tutkimuksesi aineiston keskeisiin haasteisiin, vastaa konkreettisesti, älä kopioi tekstejä ohjeista tai muiden suunnitelmista. Tekijän tulee ymmärtää, mitä suunnitelmassa luvataan!
• Sovita suunnitelman tarkkuus ja laajuus omaan projektiisi ja aineistoosi sopivaksi – vastaa kysymyksiin soveltuvin osin, usein 1-2 sivua riittää
• Datanhallinnan muistilista: miten huolehdin aineistosta eri vaiheissa (Fairdata-palvelut)
• Yksityiskohtaiset ohjeet aineistonhallinnan eri vaiheisiin ja metodeihin oman tarpeesi mukaan löydät Yhteiskunnallisen tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjasta.
• Pyydä tarvittaessa tukea aineistonhallintasuunnitelmastasi laatimiseen, jotta sen sisältö vastaa organisaation käytänteitä ja toimintatapoja ja saat tutkimuksellesi/hankkeellesi käyttökelpoisen suunnitelman. JAMKissa voit pyytää kommentteja suunnitelmaasi tai voimme katsoa yhdessä suunnitelman laatimista. → Laita viesti osoitteeseen att(a)jamk.fi.
Aineistonhallintasuunnitelmaan sisältyy kuusi keskeistä osa-aluetta. Lista noudattaa yleisen kansallisen aineistonhallintasuunnitelmapohjan runkoa jonka löydät myös DMP Tuulissa. Suunnitelma saa olla tiivis ja tarvittaessa voit viitata muiden kysymyksien vastauksiin. HUOM. Jokaisen elementin sisältöjä kuvataan tarkemmin tämän oppaan seuraavalla sivulla sekä DMPTuulissa olevassa ohjeistuksessa.
1) Aineiston yleiskuvaus: mitä aineistoa, miten se kerätään, miten laatu varmistetaan?
2) Eettiset periaatteet ja lainsäädäntö: tietosuoja ja –turva, oikeudet, rekisteriseloste
3) Dokumentointi ja metatiedot: dokumentoi keruu, sisältö ja käsittely jatkokäyttöä varten
4) Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana
5) Elinkaari – mitä aineistolle tapahtuu hankkeen päätyttyä? Miksi aineisto ei olisi avoimesti saatavilla?
6) Aineistonhallinnan vastuut ja resurssit
Sensitiivisen eli arkaluonteisen ja luottamuksellisia tietoja sisältävän datan käsittely tulee huomioida aineistonhallintasuunnitelmassa. Käytä apuna täydentävää ohjetta sensitiivisen datan hallinnan suunnitteluun, joka täydentää kansallista DMP Tuuli-aineistonhallintasuunnitelmapohjaa (ATT aineistonhallinnan ohje sensitiivisille aineistoille -työryhmä 2019). → Tutustu aineistonhallinnan ohjeeseen sensitiiviselle aineistolle täällä.
HUOM. Ohjeen saat näkyviin myös DMPTuulissa, kun laadit aineistonhallintasuunnitelmaasi. Kun luot suunnitelman, klikkaa Project Details-välilehdellä kohdassa Select Guidance kohtaa See the full list ja rastita "Täydentävä ohje arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja..." ja tallenna. Näin sensitiivisten aineistojen ohje näkyy haluamallasi kielellä sivun oikeassa reunassa, kun laadit suunnitelmaasi.
Varmista ajoissa, edellyttääkö tutkimusaineiston hankinta tutkimuslupaa JAMKista tai muusta kohteena olevasta organisaatiosta. Lähtökohtaisesti lupa tarvitaan aina, sillä tutkimuslupa antaa luvan lähestyä organisaatiota ja sen jäseniä tutkimukseen liittyen. Tutkimusluvan liitteenä tulee aina olla myös aineistonhallintasuunnitelma. JAMKilta tutkimuslupa edellytetään seuraavissa tapauksissa:
Tutustu tutkimusluvan ehtoihin, lomakkeisiin ja hakemiseen JAMKissa. Varaudu aina siihen, että hakemuksen käsittelyyn ja mahdollisten tietojen toimittamiseen menee noin kaksi-kolme viikkoa.