Siirry pääsisältöön
Näyttää siltä, että selaimesi on Internet Explorer 11 tai vanhempi. Selainta ei tueta, joten käytä muuta selainta.

Avoin tiede ja tutkimus

Avoin tiede ja aineistonhallinta tutuksi

Aineiston säilytys ja käsittely tutkimuksen/projektin aikana Jamkissa

Tutkimuksen tai projektin aikana aineisto tulee säilyttää huolellisesti ja tietoturvallisesti huomioiden yhteistyökumppanien kanssa tehdyt sopimukset. Tutkimuksen edetessä säilytystarpeet voivat vaihdella ja datan elinkaaren aikana tietoa joudutaan tallentamaan useisiin järjestelmiin ja/tai erilaisin käyttöoikeuksin. Dataa on hallittava hyvin, dokumentoitava, säilytettävä turvallisesti ja varmuuskopiotava, jotta siitä saisi mahdollisimman paljon irti sen elinkaaren eri vaiheissa. Datan hallinnan tärkein työkalu on aineistonhallintasuunnitelma.

M- ja H-asemat Jamkin palvelimilla

JAMKissa tutkija voi tutkimuksen aikana käyttää aineistoilleen M-asemalle luotuja yhteisiä kansioita tai henkilökohtaista kotihakemistoa (H-asemaa). Nämä verkkolevyt kelpaavat luottamuksellisen ja arkaluontoisen datan tallennukseen. M-aseman kansion käyttöoikeudet voit määrittää ottamalla yhteyttä JAMKin Helpdeskiin. Vain kansion omistaja voi tehdä käyttöoikeusmuutospyynnön.

M- ja H-semat sijaitsevat Jamkin omilla palvelimilla ja niistä otetaan varmuuskopiot päivittäin. Tutkimusaineistojen varmuuskopiointiin suositellaan käytettäväksi M-asemaa.

Käyttäjien tulee olla huolellisia käsitellessään omia tiedostoja! Jamkin työasemat kryptataan, joten tiedostojen palauttaminen on käytännössä mahdotonta

OneDrive for Business (OneDrive - Jamk) ja Microsoft Teams

Palveluihin kirjaudutaan nimenomaan Jamkin tiliä käyttäen. Tällöin saat enemmän tallennustilaa ja toiminnallisuuksia ja Jamkin data on sopimusteknisesti suojassa. Korkeakoulujen yhteistyösopimus mahdollistaa laadukkaamman ja ennen kaikkea tietoturvallisemman säilytystilan tiedostoille pilvessä verrattuna yksityisiin käyttäjätileihin. Palvelut eivät kuitenkaan sovellu luottamukselliselle, sensitiiviselle tiedolle. Mobiilikäyttäjän tulee huolehtia puhelimensa suojaukset.

OneDrivessa tiedostoihin pääsee  eri laitteilta missä ja milloin tahansa. Tiedostoja voi muokata yhtäaikaisesti. OneDrive on henkilökohtainen ja poistuu, jos käyttäjä poistuu Jamkista. Tällöin myös tieto poistuu palvelusta! OneDriven materiaalista ei oteta varmuuskopioita Jamkin toimesta.

Teams on monipuolisin palvelu yhdessä työskentelyyn. Työntekijöiden ja opiskelijoiden lisäksi mukaan saa myös Jamkin ulkopuolisia käyttäjiä. Teams jää organisaation käyttöön, jos henkilö poistuu Jamkista. Silloin tiimille on määritettävä uusi hallinnoija (joko poistuva määrittää tai pyydetään Jamkin HelpDeskistä). Teamsistä ei oteta varmuuskopioita Jamkin toimesta.

Eduuni ja FileSender

Eduuni on ryhmätyöympäristö, joka on turvallinen vaihtoehto pilvitallennuspalveluille luottamuksellisen datan käsittelyyn. Se sopii yhdessä tekemiseen muiden organisaatioiden kanssa,myös mm. EU-laajuisiin, kansainvälisiin tutkimusprojekteihin. Voit käsitellä salassapidettävää informaatiota (tarkasteluoikeudet rajattava oikeille henkilöille).Eduunin palvelimet sijaitsevat Suomessa ja palvelun tarjoaa CSC. Palvelu vaatii rekisteröitymisen työsähköpostiosoitteella (HAKA-kirjautuminen). Palvelu on myös maksullinen, ellei esim. jollakin projektiosapuolista ole sitä jo hankittuna.

HUOM. Mikäli tallennettava  informaatio ei ole salassapidettävää, ryhmätyöskentelyyn suositellaan käytettäväksi Microsoft Teamsia.

FileSender on tiedostonvälityspalvelu, jota voidaan käyttää Jamkin käyttäjätunnuksella HAKA-kirjautumisen kautta. Palvelu sopii suurien tiedostojen lähettämiseen sähköpostin liitetiedoston sijaan (jopa 50 gigatavua). Käyttäjä voi itse määrittää, kuinka kauan tiedostoa jakaa ja milloin tiedostonsiirto vanhenee eikä sitä enää voi ladata. Kaikista tapahtumista tulee jakajalle ilmoitus. Palvelu on CSC:n tarjoama ja palvelimet sijaitsevat Suomessa. Palvelu ei sovellu sensitiivisen tiedon välittämiseen.

CSC:n palvelut arkaluonteiselle aineistolle

Henkilöstö voi maksutta käyttää arkaluonteisen eli sensitiivisen datan palvelukokonaisuutta, jonka avulla dataa voi säilyttää ja jakaa eri toimijoiden kesken (SD Connect) sekä analysoida yksin tai yhteistyössä (SD Desktop).

Kyselyjärjestelmä Webropol

Jamkilla on henkilökunnan ja opiskelijoiden käytössä kyselyjärjestelmä Webropol. Sitä käyttämällä varmistat, että kyselyihin liittyvät henkilötiedot säilyvät EU:n sisällä. Ohjelma noudattaa korkeita tietoturvastandardeja ja sen kaikki palvelimet sijaitsevat Suomessa. Jos laadit tutkimukseen liittyvän kyselyn Webropolilla, tulee sinun huomioida henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen vaatimukset kyselyjärjestelmässä. Samat periaatteet koskevat myös muita kyselyjärjestelmiä. Järjestelmä ei ole aineiston tallennuspaikka.

Jamkin asianhallinta (Tweb)

Twebiin arkistoidaan sähköisesti kaikki asiakirjalliset tiedot. Paperiarkistoja ei enää ylläpidetä. Asianhallintaan jokaiselle projektille luodaan oma asia ja siihen liitetään projektiin liittyvät asiakirjat. Asianhallinta hyväksyy eri tiedostotyyppejä ja käyttäjä voi määritellä sinne viedyn aineiston käyttäjäoikeudet.

Tietojärjestelmä ja kotikäyttölisenssit

Jamkissa on tarjolla henkilökunnalle laaja joukko erilaisia tietojärjestelmiä ja ohjelmistoja sekä kotikäyttölisenssejä:

Tietosuoja Jamkissa

Aineiston kuvailu, arkistointi tai hävittäminen tutkimuksen päättyessä

Metatietojen tallentaminen eli aineiston kuvailu

Metatietojen julkaisemisella tarkoitetaan aineiston perustietojen kuvailua: nimi, aineistotyyppi, tallennusmuoto ja -paikka, tekijät ja käyttöluvat. Tässä kohdin ei viitata aineistoon sisältyvään metatietoon (mm. luokitteluavaimet tms.).

JAMKissa aineistojen kuvailun ja avoimuuden ensimmäinen vaihe on kuvata tutkimusdatan perustiedot vähintään Reportroniciin projektin Aineistot-välilehdelle, jos kyseessä on johonkin hankkeeseen liittyvä aineisto. Tämä koskee myös sensitiivisiä aineistoja. Näin tieto aineiston olemassaolosta on löydettävissä ainakin JAMKin sisällä. Huomaathan että Reportroniciin ei ladata aineistoja vaan ainoastaan aineiston kuvailutiedot.

  • avaa projekti Reportronicissa ja valitse Aineistot-välilehti
  • kuvaa valmiisiin sisältökenttiin aineisto, keruuaika ja -tapa, asiasanat, tieteenala, aineiston omistaja ja sijainti, käyttöluvat/lisenssi sekä siihen liittyvät projektit ja henkilöt

Metatiedot on suositeltavaa tallentaa maksutta myös Qvain-palveluun, jotka kuuluvat Fairdata-kokonaisuuteen (CSC). Kuvailutiedot näkyvät tutkimusaineistojen hakupalvelu Etsimessä, tutkimustietovaranto Tiedejatutkimus.fi-palvelussa ja ne voidaan halutessaan yhdistää myöhemmin arkistoitavaan dataan. Julkisesti kuvailtu ja mahdollisesti avattu aineisto on meriitti tekijälleen eli sitä voi käyttää referenssinä ja aineisto saa myös pysyvän tunnisteen viittaamista varten!

Aineiston fyysinen säilytys

JAMKissa valtaosa aineistoista on digitaalisessa muodossa, jolloin säilytyksessä hyödynnetään ensisijaisesti tietoarkistoja (Ida, Tietoarkisto) tai asianhallintaa. Huomaa, että H- tai M-asema ei ole arkistointipaikka. Lisätietoja fyysisestä säilytyksestä.

Vaihtoehdot aineiston hävittämiseen tai tallentamiseen

Aineisto hävitetään suunnitelmallisesti ja tietoturvallisesti

Tiedostot poistetaan siihen tarkoitetulla ohjelmalla, jotta aineistoa ei voida palauttaa. Tietyt aineistot  mm. muistitikuilla hävitetään murskaamalla tai paperit silppurilla.
 

Arkistoidaan aineisto johonkin kansalliseen tai kansainväliseen tietoarkistoon - tekijöiden omaan käyttöön, rajatusti tai avoimesti saataville

Toimitusjohtajan päätöksen mukaisesti tutkimusaineistojen arkistointiin käytetään ensisijaisesti kansallisia (tai tarvittaessa kansainvälisiä) palveluita, joita on tarjolla useita. Jos et halua julkisesti jakaa dataa, käytä IDA-palvelua. Jos haluat jakaa dataa, käytä IDAa tai Tietoarkistoa tai kansainvälisiä palveluita. Vaikka et avaa dataa muiden käytettäväksi, julkaise silti sen kuvailutiedot (Qvain, josta tiedot siirtyvät hakupalveluihin; Reportronic).

HUOM. Datan tallentaminen esim. IDAan ei tarkoita vielä datan avointa julkaisemista, vaan julkaisu tehdään erikseen. Julkaisu voidaan tehdä sekä täysin avoimena että rajoitetusti.
 

  • Tutkittavien informointi ja henkilötietojen käsittely aineistojen arkistoinnissa: Kun aineisto halutaan siirtää kansalliseen tietovarantoon arkistoitavaksi, toimii ko. arkisto henkilötietojen käsittelijänä. Tästä tulee aina informoida tutkittavia tietosuojaselosteessa tai tietosuojailmoituksessa. Maininta lisätään tietosuojaselosteeseen/ - ilmoitukseen kohtaan, jossa kerrotaan tietojen vastaanottajat. Kun tutkimukseen kerätään laadullisia aineistoja, kerrotaan tutkittaville tarkoitetussa informoinnissa henkilötietojen poistamisesta ja pyydetään tutkittavilta erikseen lupa arkistointiin esimerkiksi osallistumissuostumuksen yhteydessä.
    Lisätietoa: Tietoarkisto Aineistonhallinnan käsikirja. Tutkittavan informointi
  • Tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA  on suositeltava perusratkaisu aineiston tallentamiseen. Se on maksuton työkalu sekä datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen määritellyn käyttäjäryhmän kesken että datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa tutkimuksen päätyttyä. IDAan voi tallentaa myös muita tiedostoja, kuten luokittelutietoja tai eri versioita aineistosta. Palvelu sopioi henkilötiedoille, mutta ei arkaluonteiselle datalle. Voit itse päättää, onko aineisto vain tutkimusryhmän käytettävissä tai avata aineiston saataville avoimesti tai rajoitetusti. HUOM. IDAn käyttöehdot edellyttävät, että tallennettava aineisto joka tapauksessa kuvataan Qvain-palvelulla ja siten aineiston tiedot nousevat hakupalveluihin (Tiedejatutkimus.fi, Etsin) .IDAan voit myöntää pääsyn myös esim. korkeakoulujen ulkopuolisille henkilöille ja kansainvälisille yhteistyökumppaneille.  IDA on osa maksutonta Fairdata-palvelukokonaisuutta (Opetus- ja kulttuuriministeriön tarjoama ja CSC:n tuottama).
  • Tietoarkisto arkistoi ja välittää sähköisiä tutkimusaineistoja tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun FAIR-periaatteiden mukaisesti. Aloita ehdottamalla aineistoasi arkistoitavaksi Tietoarkistoon. Tietoarkisto arkistoi sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusaineistoja ja tekee aineistosta jatkokäyttöön sopivan version, huolehtii aineiston kuvailemisesta, sopivaan tiedostomuotoon tallentamisesta ja auttaa aineiston anonymisoinnissa. Aineistoa säilytetään tietoturvallisesti jatkokäyttökuntoisena vuosikymmeniä. Tietoarkistolla on tutkimusaineistojen luotettavan säilytyksen ja jatkokäytön kansainvälinen CoreTrustSeal (CTS) -sertifikaatti. Tietoarkisto on IDAn ohella hyvä vaihtoehto, jos haluat avoimesti jakaa dataa. Tutustu arkistoijan ohjeisiin.
  • HUOM. Tutustu sivun alareunassa eri data-arkistovaihtoehtoihin, myös kansainvälisiin ratkaisuihin!
    .

Tallenna asianhallintaan, jos muita vaihtoehtoja ei voi käyttää

Jos edellä kuvattuja kansallisia palveluita ei ole mahdollista käyttää, tallennetaan aineisto JAMKin asianhallintajärjestelmään (Tweb) projektin asialle. Vaikka et julkaise dataa tai käytä kansallisia tallennuspalveluita, julkaise silti kuvailutiedot (Qvain, Reportronic). Twebissä voit itse määrittää aineiston näkyvyyden, ohjeet projektin asianhallintaan Elmo-intrassa (vaatii kirjautumisen). Muista liittää mukaan aineiston kuvailutiedot. Tweb mahdollistaa aineiston pitkäaikaisen ja turvallisen säilyttämisen JAMKissa. Jos haluat tallentaa aineiston asianhallintaan, ota ensin yhteyttä asianhallinnasta vastaavaan (ELMO) tai jätä Helpdesk-ilmoitus.

Hyviä ohjeita aineistojen arkistointiin

Tarvitsetko apua tallentamiseen ja arkistointiin? Ota yhteyttä!

Laita viestiä att(a)jamk.fi, ja voimme yhdessä pohtia sopivaa tallennustapaa, aineistojen jakamista, arkistointia, aineistojen kuvailua ja saat apua myös edellä kuvattujen työkalujen käyttöönotossa.

Lisensointi

Aineiston jatkokäytössä tulee ottaa huomioon lisensointi. Myös avattuun dataan pitää muista liittää sopiva lisenssi. Toimitusjohtajan päätöksen mukaisesti JAMKissa tutkimusaineistojen jatkokäyttöä ei tarpeettomasti rajoiteta ja pyritään mahdollistamaan mahdollisimman avoin jatkokäyttö. Lähtökohtaisesti JAMK seuraa valtakunnallisia suosituksia. Myös uusi laki julkisin varoin tuotettujen tutkimusaineistojen uudelleenkäytöstä ohjaa toimintatapoja. Avoin tiede -ja tutkimus -hankkeen laatima Avoimen tieteen käsikirja (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2017) suosittelee seuraavia menettelytapoja:

  • tutkimuksen tulokset julkaistaan avoimella lisenssillä tai avoimena lähdekoodina
  • tutkimusaineistojen ja -julkaisujen jatkokäyttöä ei rajoiteta tarpeettomasti ja käyttöehdot tuodaan selkeästi esille
  • avoimille aineistoille käytetään standardimuotoista koneluettavaa lisenssiä CC BY 4.0. HUOM. Data-arkistossa (mm. Etsin, Zenodo tms.) julkaistavalle aineistolle vain CC BY 4.0 -lisenssi täyttää vaatimukset, joita tulevat avoimen datan direktiivistä sekä kansallisesti sovellettavasta laista julkisin varoin tuotettujen tutkimusaineistojen uudelleenkäytöstä.
  • tutkimusaineistoja kuvailevat metatiedot lisensoidaan käyttöluvalla CC0
  • tietokoneohjelmille hyvä lisenssi on MIT-lisenssi (sallii kaiken käytön, myös kaupallisen, mitä korostetaan sekä EU:n että kansallisella tasolla)

Apua lisensointiin ja lisenssin valintaan

Lisätietoa data-arkistoista

IDA on avoimen tieteen kansallinen maksuton tutkimusdatan säilytyspalvelu. Se soveltuu datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen käyttäjäryhmän kesken sekä datan säilyttämiseen muuttumattomana (jäädyttäminen).

Aineiston tekijä/omistaja itse päättää aineiston tallentamisesta sekä siitä, kenelle myöntää pääsyn aineistoonsa (projektiryhmä) IDAssa ja haluaako avata aineiston avoimesti tai rajoitetusti jatkokäyttöön. IDAn käyttö edellyttää joka tapauksessa vähintään aineiston kuvailua Qvain-palvelulla, jolloin aineisto nousee tutkimusaineistojen hakupalvelu Etsimeen sekä Tiedejatutkimus.fi-tutkimustietovarantoon ja saa pysyvän tunnisteen viittaamista varten. Kuvailun yhteydessä päätetään, onko aineisto suljettu, rajoitetusti saatavilla vain avoin.

Palvelua ei suositella käytettäväksi aineistoille, joita vielä prosessoidaan aktiivisesti. Aineiston voi ladata sen sijaan IDAsta omalle koneelle muokattavaksi. Palvelu ei ole tarkoitettu myöskään arkaluontoisia henkilötietoja sisältäville aineistoille. Kullekin ammattikorkeakouluille on varattu kiintiö IDA-tallennuksia varten.


Tietoarkiston Ailassa on kaikki Tietoarkistoon tallennetut tutkimusaineistot ja kattavat suomen- ja englanninkieliset kuvailutiedot.

Tietoarkisto on osa kansallista avoimen tieteen ja tutkimuksen palvelukokonaisuutta. Se vastaanottaa maksutta tutkimusaineistoja, tekee aineistosta jatkokäyttöön sopivan version ja huolehtii aineiston kuvailemisesta, sopivaan tiedostomuotoon tallentamisesta ja auttaa myös aineiston anonymisoinnissa. Aineistot voivat olla sekä kvantitatiivisia tai kvalitatiivisia, esim. kyselyaineistoja, litteraatioita tai kuvia.

Aloita tutustumalla Tietoarkiston arkistointiohjeisiin ja ehdottamalla aineistoasi arkistoitavaksi.


Zenodo on yleiskäyttöinen avoimen datan tallennus- ja jakopalvelu tutkijoille, EU-projekteille ja instituutioille tutkimustulosten jakamiseen. Palvelua ylläpitää CERN ja rahoittaa EU. Tieteen avoimuutta tukevan Zenodon ominaisuudet soveltuvat hyvin tutkimusdatan julkaisemiseen.

Kirjautuminen Zenodon tapahtuu ORCID-tunnisteella ja palvelu antaa tutkimusaineistoille pysyvän tunnisteen (DOI). Myös Zenodoon voi tallentaa eri tyyppisiä materiaaleja, mm. julkaisut, posterit, esitykset, tutkimusdata, kuvat, videot, äänitiedostot, ohjelmistot ja luennot.

 

EUDAT on European Data Infrastructuren ylläpitämä tallennus- ja jakopalvelu. Yleiseurooppalainen tutkimusdatainfrastruktuuri ja palvelukokonaisuus, joka tarjoaa tutkijoille palveluita datan tallentamiseen, jakamiseen, varastointiin, käsittelyyn ja löytämiseen. 

Palveluun kuuluu viisi integroitua palvelua, jotka sopivat erityisen hyvin kansainvälisissä yhteistyöohjelmissa työskenteleville tutkimuksen tekijöille. Palvelu helpottaa aineiston kansainvälistä löydettävyyttä ja tutkimuksen tekijöiden pääsyä kansainvälisiin palveluihin ja resursseihin.

 

Kielipankki on kieliaineistoja käyttävien tutkijoiden palvelukokonaisuus. Palveluista vastaa kansallinen FIN-CLARIN-konsortio, jonka muodostavat suomalaiset yliopistot ja tutkimusorganisaatiot.

re3data.org - Registry of Research Data Depositories
- data-arkistojen hakupalvelu
- haku aiheen, aineistotyypin tai maan mukaan

 

Saavutettavuusseloste