Avoin tiede ja tutkimus & aineistonhallinta

Aineistonhallintasuunnitelman osa-alueet

Aineistonhallintasuunnitelma rakentuu kuudesta osa-alueesta. Tältä sivulta löydät ohjeita ja vinkkejä, mitä suunnitelmassa tulee miettiä ja ratkaista. HUOM. Kattavammat ohjeet ja vinkit löydät DMP Tuuli-ohjelmasta suoraan, kun otat Jamkin TKI-toiminnan suunnitelmapohjan käyttöön.

1. Aineiston yleiskuvaus, laadunhallinta ja yhtenäisyys

• Tunnista aineistosi! Kuvaile selkeästi itse keräämäsi/tuottamasi aineisto sekä mahdollinen uudelleen käytettävä, olemassa oleva aineisto esim. taulukkomuodossa tai luettelona: aineiston tyyppi, lähde, tiedostomuoto, sensitiivisyys, koko (jos poikkeuksellisen suuri aineisto)
• Hyödynnätkö valmiita aineistoja, esim. eri data-arkistoista, yhteistyökumppaneilta tai muista projekteista Jamkin sisältä?
• Mitkä keruumenetelmät sopivat aineistotyypillesi, mikä on tietoaineistosi tiedostomuoto (hankkeen aikana ja arkistointivaiheessa) ja mahdolliset tarvittavat ohjelmat. HUOM. Varsinen analysointi ja menetelmät kuvataan tutkimussuunnitelmassa.
• Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan, jotta se pysyy virheettömänä: alkuperäisen sisällön säilyminen aineiston muokkauksen tai teknisen käsittelyn vuoksi, esim. kyselyaineistodatan tallentaminen ennen muokkausta ja analysointia.

2. Henkilötiedot, eettiset periaatteet ja lainsäädäntö

• Tunnista, käsitelläänkö tutkimuksessa henkilötietoja ja valitse sen mukaset toimintatavat. Kuvaile, miten huolehdit tietosuojasta ja -turvasta ja informoit tutkimukseen osallistuvia? Miten esimerkiksi suojaat yksityisyyttä ja anonymisoit tai pseudonymisoit tiedot. Mieti rekisteriseloste.
  • Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Jamkissa, Jamkin eettiset periaatteet
  • Jos tutkimuksessa on henkilötietoa: Jamkin tietosuojaohjeistus projekteille, tietosuojaohjeistus tutkimukselle (intra)
     
• Vaatiiko tutkimusasetelma eettisen ennakkoarvioinnin? Tutustu: Ihmistieteellisen tutkimuksen eettinen ennakkoarviointi (Tutkimuseettinen toimikunta TENK). Kokonaan Jamkin puitteissa tehtävän tutkimuksen eettisen ennakkoarvioinnin tekee Jamkin eettinen toimikunta. Muuten ennakkoarviointi harkitaan tapauksen mukaan.
  • Eettinen ennakkoarviointi: Ohjeet, lausuntopyyntölomake ja eettinen toimikunta (intra)
     
• Huomioi lisäksi aineiston hallinta- ja tekijänoikeudet, käyttöoikeudet, oikeuksien siirtyminen
  • Huomioi oikeudet sekä tutkimuksessa tuotettavan aineiston suhteen sekä tutkimuksessa käytettävän, jo olemassa olevan aineiston suhteet (esim. kuvamateriaali, valmis tilastodata, some-aineistot jne.)
  • Kuka omistaa aineiston, mitä siitä on sovittu ja kuka antaa oikeuden käyttämiseen - huomioi oman organisaation periaatteet, aineiston luovuttavan organisaation ehdot ja oikeudet (esim. yhteistyökumppani) ja mahdolliset rahoittajan vaatimukset, tee tarvittavat sopimukset ajoissa.
  • Estävätkö oikeudet aineiston mahdollisen myöhemmän jatkokäytön? Esim. yritysyhteistyössä tehtävä tutkimustyö.
  • Jamkin projekteissa syntyvä tutkimusaineisto kuuluu lähtökohtaisesti ammattikorkeakoululle. Yhteistyöprojekteissa omistajuus ja aineistonhallintavastuu tulee sopia.
  • Aineiston tekijyydestä ja tallentamisesta sopimiseen voit hyödyntää Jamkin pohjaa (vaatii kirjautumisen)
  • Miten lisensiointi toteutetaan - tutustu suositukseen lisensioinnista, lisenssinvalitsimeen sekä tutkijan ohjeisiin

3. Dokumentointi ja kuvailutiedot: dokumentoi keruu, sisältö ja käsittelyn dokumentointi

• Aineiston kuvailulla tarkoitetaan kahta eri asiaa. Aineiston kuvailu- eli metatiedot voi luoda ja julkaista eri työkalujen avulla (esim. Qvain). Lisäksi aineistosi voi tarvita aineistoa kuvaavaa dokumentaatiota (esim. muuttujien selitteet).
• Kuvailun tarkoitus on mahdollistaa, että muut käyttäjät (ihmiset tai tietokoneet)  voivat löytää ja jatkokäyttää aineistoasi sekä viitata siihen. Ilman kuvailutietoja aineiston jatkokäyttö on mahdotonta. Myös tutkijalle itselleen käsittelyn dokumentointi on välttämätöntä.
• Kuvaa, miten aineistoa on kerätty, käsitelty ja tulkittu (mm. keräytapa, muuttujien nimet, koodit, tiedostojen nimeäminen, versionhallinta ja rakenne) → hyvä ohjeistus aineiston kuvailuun ja metadataan Tietoarkistosta
• Aineiston käsittelyn kuvaavan dokumentaation voi tehdä erillisenä tekstitiedostona, joka tallennetaan yhdessä aineiston kanssa. Kvantitatiivisen aineiston muuttujien selitteet tallennetaan usein osaksi aineistoa. Esim. muuttujien selitteitä voidaan tallentaa ReadMe-tiedostojen muodossa Laajoissa aineistoissa voi hyödyntää metadataformaattia.
• Aineiston kuvailutiedot voidaan julkaista esim. Qvain-työkalulla (mm. IDAan ja Zenodoon tallennettujen aineistojen kuvailutietojen julkaisuun). Aineistosta voi julkaista pelkät kuvailutiedot tai yhdistää kuvailutietojen julkaisu itse aineiston avaamiseen rajatusti/kokonaan. Pelkkä kuvailutietojen julkaisukin edistää avoimuutta, löydettävyyttä ja viitattavuutta. Aineisto on meriitti tekijälleen.
• Mitä tiedostoformaatteja ja ohjelmistoja käytetään (Tietoarkisto)

4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana

• Kerro, minne aineisto tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan hankkeen aikana.
• Määrittele roolit ja vastuut, huomioi vastuunjako myös hankepartnerien kanssa.
• Miten huolehditaan tietoturvasta ja pääsystä arkaluonteiseen aineistoon.
• Älä käytä ulkoisia kovalevyjä, muistitikkuja tai henkilökohtaisia pilvipalveluiden tilejä säilytysratkaisuna.
• HUOM. käytä lähtökohtaisesti Jamkin tai hankepartnerin tarjoamia tai suosittelemia palveluita - tutustu Jamkin ohjeisiin aineiston säilytykseen ja käsittelyyn tutkimuksen aikana.

5. Aineiston tallentaminen, avaaminen ja arkistointi tutkimuksen valmistuttua

• Kun tutkimus/projekti päättyy, aineiston voi hävittää tai arkistoida ja mahdollisesti myös avata uudelleenkäytettäväksi joko rajoitetusti tai avoimesti. Päätä, miten aineisto arkistoidaan tai hävitetään. Tutustu ensin Jamkin oppaan vaihtoehtoihin.
• Kuvaile aineisto! Jos mahdollista, julkaise ainakin aineiston kuvailutiedot kuvailemalla se Qvain-työkalulla (voidaan tehdä myös aineiston mahdollisen julkaisun yhteydessä). Aineiston kuvailutietoja käsitellään tarkemmin kohdassa 3.
• Arkistoinnissa ja avaamisessa on erilaisia avoimuuden asteita. Aineisto voidaan vain arkistoida (pääsy tekijöillä) tai se voidaan arkistoida ja julkaista uudelleenkäyttöä varten (vapaasti tai rajoitetusti). Lähtökohtaisesti arkistointiin käytetään kansallisia tai kansainvälisiä data-arkistoja.
• Luotujen materiaalien, koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäväksi on suositeltavaa. Avattavissa aineistoissa on aina oltava tieto käyttöoikeuksista ja lisensseistä. Suositeltava lisenssi on CC by 4.0. Lue ohjeet tekijänoikeuksista sekä lisenssien valinnasta ja merkitsemisestä eri materiaaleille, aineistoille tai ohjelmistoille (Helsingin yliopisto). Lue myös vinkit lähdekoodin lisensointiin, metatietoihin, tallentamiseen ja jakamiseen (Tampereen yliopiston kirjasto 2020).
• Aineisto tallennetaan Jamkin Tweb-asianhallintaan vain, jos sitä ei perustellusta syystä voi tallentaa muihin tutkimusaineiston tallennuspalveluihin. Tutustu ohjeisiin intrassa. Myös tällöin tutkimusaineiston kuvailutietojen julkaisu on suositeltavaa (Qvain).
• Jos aineistoa ei arkistoida, kuvaa miten se suunnitelmallisesti hävitetään (Tietoarkiston ohje) – ei tallenneta vain tutkijan omalle koneelle!
• TKI-hankkeiden lopputuloksina syntyneet julkaisut tallennetaan Theseuksen julkaisuarkistoon, eikä niitä tarvitse tallentaa Twebiin tai kuvailla aineistonhallintasuunnitelmassa.
• Tarvittaessa päivitä lopuksi aineistonhallintasuunnitelma niin, että se kuvaa miten aineistonhallinta toteutui kokonaisuudessaan. Osa rahoittajista vaatii päivitettyä suunnitelmaa.

6. Aineistonhallinnan vastuut ja resurssit

• Vastuuhenkilöt, tarvittavat resurssit ja mahdollinen ulkopuolinen asiantuntija-apu.
• Kuka vastaa tallennusratkaisujen valinnasta, aineistojen käsittelystä ja jakamisesta tutkimuksen osapuolille, kuka varmistaa että aineisto lopuksi tallennetaan tai hävitetään asianmukaisesti?
• Olethan varannut aikaa aineiston käsittelylle hanke-/tutkimussuunnitelmassasi. Mm. aineistojen avaaminen on osa tulosten jakamista.